تجهیز دفتر کار یکی از کارهایی است که در نگاه اول ممکن است خیلی سخت به نظر برسد اما در صورتی که از قبل برای آن برنامه‌ریزی داشته باشید تجربه‌ای شیرین خواهد بود. در این مطلب مجله فستیبل تصمیم گرفتیم چک لیست تجهیز دفتر کار را برای شما آماده کنیم تا بتوانید به راحتی تجهیزات موردنیاز خودتان را جمع‌آوری کنید. با ما همراه باشید.
زمان مطالعه: 10 دقیقه
خرید مبلمان اداری
اولین چیزی که هر دفتر کاری به آن نیاز دارد مبلمان اداری است. شما حداقل به تعدادی میز و صندلی نیاز دارید که کارمندانتان بتوانند روی آنها بنشینند و کارهای روزانه خودشان را انجام دهند. مهمترین اجزای مبلمان اداری به شرح زیر هستند.
1- میز اداری
میزهای زیادی در بازار وجود دارند که شما می‌توانید بسته به نیاز خودتان از آنها در دفتر کار استفاده کنید. برخی از افراد میزهای بزرگ را ترجیح می‌دهند اما اگر دفتر کار کوچکی دارید توصیه ما به شما میز اداری کوچک است. با استفاده از میزهای کوچک‌تر شما می‌توانید به راحتی ظاهر دفتر کار خودتان را مرتب نگه دارید. البته قبل از خرید به کاربری هر میز و افرادی که قرار است پشت آن بنشینند هم باید فکر کنید. میز مدیریت، میز کارشناسی، میز کارمندی، میز کنفرانس، میز منشی، میز جلومبلی و میز کانتر مهمترین انواع میز اداری هستند.
2- صندلی اداری برای تجهیز دفتر کار
بهتر است بخش بیشتری از بودجه خودتان برای مبلمان اداری را به صندلی اداری اختصاص دهید. یک صندلی خوب باید ارگونومیک باشد و فردی که روی آن می‌نشیند احساس راحتی کافی را داشته باشد. در صورتی که در طراحی صندلی اداری حداقل استانداردهای ارگونومی رعایت نشده باشد کارمندهای شما نمی‌توانند زیاد روی آن بنشینند و پس از چند دقیقه کار کردن احساس خستگی می‌کنند. به همین خاطر رعایت نکات ارگونومی در خرید صندلی اداری خیلی ضروری است. خانواده انواع صندلی اداری شامل صندلی مدیریت یا صندلی مدیریتی، صندلی کارشناسی، صندلی کارمندی، صندلی اپراتوری، صندلی کنفرانس، صندلی انتظار و صندلی فضای باز است.
3- کمد و فایلینگ اداری
استفاده از تجهیزات فایلینگ مثل کشوها و کمدها برای نگهداری اسناد مالی، حسابداری، اطلاعات پرسنل و مشتریان ضروری است. برخی کسب و کارهای به تعداد زیادی فایل نیاز دارند که بهتر است از یک سازنده حرفه‌ای برای طراحی آن کمک بگیرند. شما اگر تعداد اسناد زیادی ندارید می‌توانید از کشوهای آماده که زیر میز قرار می‌گیرند هم استفاده کنید. کرنزا نیز یکی دیگر از انواع فایل اداری است که معمولا در اتاق مدیریت قرار می‌گیرد و مسئول نگهداری از اسناد اتاق مدیر است.
4- مبل اداری
شاید وجود مبل اداری با کارکرد انتظار خیلی ضروری به نظر نرسد اما اگر بودجه و فضای کافی دارید می‌تواند یک گزینه مناسب برای دفتر کار شما باشد. با استفاده از مبل انتظار می‌توانید ظاهر حرفه‌ای‌تری به دفتر کار خودتان اضافه کنید و در عین حال مراجعه کننده‌های دفتر شما نیز احساس بهتری راجع به آن خواهند داشت. تنوع مبلمان اداری بسیار بالاست و بسیاری از آنها، نقش مجسمه‌های دکوراتیو کاربردی را در دفتر کار شما ایفا می‌کنند.
5- تجهیزات اتاق کنفرانس
در صورتی که در دفتر کار خودتان با مشتری‌ها ملاقات دارید، داشتن یک میز و صندلی برای برگزاری جلسات ضروری است. لازم نیست این میز خیلی بزرگ باشد بلکه با یک میز نسبتا کوچک هم می‌توانید نیازهای خودتان را برطرف کنید. تجهیزات اتاق کنفرانس تنها به میز و صندلی کنفرانس ختم نمی‌شود. وسایل صوتی و تصویری مثل میکروفن، بلندگو، تلویزیون و ویدئوپروژکتور به همراه تجهیزات نورپردازی از دیگر وسایل لازم در یک اتاق کنفرانس کاربردی هستند.
6- تجهیزات نورپردازی
نورپردازی هم یکی دیگر از وسایل مهم در تجهیز دفتر کار است. اکثر دفترهای کار به صورت پیشفرض نورپردازی سقفی دارند اما شما هم می‌توانید با استفاده از لوستر، آباژور، چراغ‌های رومیزی، انواع لامپ‌های دیوارکوب و… نورپردازی دفتر کار خودتان را بهبود ببخشید. باید به این نکته توجه داشته باشید که کیفیت نور، تاثیر مستقیمی بر روی کیفیت عملکرد کارکنان دارند.
7- تجهیزات اداری
یکی دیگر از بخش‌های دیگر مبلمان اداری که ممکن است معمولا فراموش شود، تخته وایت‌برد است. با استفاده از تخته وایت‌برد می‌توانید کارهای روزانه خودتان را مشخص کنید و یا در جلسات از آن استفاده کنید. به همین خاطر تخته وایت‌برد یکی از اجزای ضروری در دکوراسیون اداری محسوب می‌شود.
8- تلفن سانترال برای تجهیز دفتر کار
در صورتی که کسب و کار شما با تلفن سر و کار دارد، داشتن یک تلفن سانترال یا تلفن Voip ضروری است. با استفاده از تلفن سانترال می‌توانید به راحتی تمامی تماس‌های وارده را کنترل کنید و هر تماس را به کارمند مناسب انتقال دهید. در زمان خرید توجه داشته باشید که تلفن مورد نظر صدای واضحی داشته باشد و از کیفیت لازم هم برخوردار باشد. برند پاناسونیک، پیشرو در زمینه تولید تلفن‌های رومیزی است البته حتما مراقب باشید که نمونه‌های اصلی آن را خریداری کنید.
9- ماشین‌های اداری برای تجهیز دفتر کار
در صورتی که بودجه کافی دارید می‌توانید یک پرینتر سه کاره تهیه کنید که هر سه عمل پرینت، کپی و اسکن را انجام می‌دهد. این نوع پرینتر قیمت نسبتا بالایی دارد اما می‌تواند تمامی نیازهای شما را برطرف کند. همچنین برخی از دستگاه‌ها نیز چهارکاره هستند و می‌توانند عمل فکس را نیز برای شما انجام دهند. با این وجود در صورتی که به چندین قابلیت متعدد نیاز ندارید و فقط به یک پرینتر برای چاپ کردن اسناد ضروری نیاز دارید، می‌توانید یک پرینتر ساده تهیه کنید که قیمت پایین‌تری دارد و در عین حال فضای زیادی از محل کار شما را اشغال نمی‌کند. برندهای کانن و اچ پی، از عرضه‌کنندگان شناخته شده ماشین‌های اداری در دنیا هستند.
پرینتر‌های تک‌کاره لیزری می‌توانند تمامی انتظارات شما را برآورده کنند و حجم بالایی از اسناد را در مدت زمان کوتاهی چاپ نمایند. این نوع پرینترها یکی از بهترین گزینه‌ها برای چاپ اسناد متنی به شمار می‌روند اما متاسفانه برای چاپ اسناد گرافیکی و تصویری مناسب نیستند.
با پیشرفت تکنولوژی همه کسب و کارها به اینترنت نیاز دارند و به همین خاطر شما هم برای تجهیز دفتر کار خودتان باید یک مودم روتر قوی تهیه کنید تا بتوانید تجهیزات دیجیتال را به اینترنت متصل کنید. در صورتی که تعداد کارمندهای زیادی هم در دفتر کار خودتان دارید می‌توانید از یک فرد متخصص بخواهید که تمامی سیستم‌ها را به شبکه متصل کند و از این طریق اینترنت را در اختیار آنها قرار دهید. همچنین می‌توانید با داشتن شبکه، وسایلی مثل فکس و پرینتر را هم به صورت اشتراکی استفاده کنید تا تمام کارمندها به این وسایل دسترسی داشته باشند.
10- استند مانیتور و سایر تجهیزات ارگونومیک
رعایت اصول ارگونومی و قرارگیری بدن در حالت صحیح از اهمیت بالایی در افزایش بهره‌وری کارمندان برخوردار است. یکی از وسایلی که برای کارمندهای بلندقد ضروری است، استند مانیتور است. با استفاده از استند می‌توانید ارتفاع مانیتور را نسبت به حالت عادی افزایش دهید تا مانیتور دقیقا در مقابل چشم‌های او قرار بگیرد. به این ترتیب دیگر نیازی نیست که کاربر موردنظر رو به پایین نگاه کند و فشار کمتری به گردن او وارد خواهد شد. البته درنظر داشته باشید که همه به استند مانیتور نیاز ندارند و برخی مانیتورها نیز به شکلی طراحی می‌شوند که قابلیت تنظیم ارتفاع دارند و می‌توانید آنها را بالاتر از حالت عادی قرار دهید.
11- تجهیز دفتر کار با لپ‌تاپ و کامپیوتر
لپ‌تاپ و کامپیوتر نیز وسایل ضروری هستند که هر کسب و کاری باید در زمان تجهیز دفتر کار خود خریداری نماید. البته برخی کسب و کارهای مدرن‌تر خرید کامپیوتر را از چک لیست خودشان حذف کرده‌اند و ترجیح می‌دهند که از کارکنان خودشان بخواهند که با لپ‌تاپ خودشان کار کنند. شما باید با توجه به بودجه در اختیار و نوع کارتان، این مورد را بررسی و اعمال کنید.
جمع‌بندی
تجهیز دفتر کار سختی‌های خاص خودش را دارد اما با انجام برنامه‌ریزی دقیق و استفاده از نظرات کارشناسان مجرب در حوزه‌های مبلمان اداری و تجهیزات اداری، می‌توانید این تجربه سخت را به یک خاطره شیرین تبدیل کنید. در بسیاری از مواقع، زمان کوتاهی برای تجهیز دفتر کار خود دارید. گروه Fastable با در اختیار داشتن نمایندگی برندهای معتبر مبلمان اداری در ایران، عرضه‌کننده انواع مبلمان اداری با تحویل فوری است.